Plusieurs numéros WhatsApp, une seule équipe : comment s'organiser

Une boutique, un service après-vente, un numéro par agence : beaucoup d'entreprises ont plusieurs numéros WhatsApp. Les messages se dispersent sur plusieurs téléphones, et personne ne sait qui a répondu à qui.

Les trois problèmes habituels

• Deux personnes répondent au même client, ou personne ne répond.
• Le téléphone qui reçoit les messages est absent, en panne ou en congé.
• Aucune trace : impossible de savoir ce qui a été promis au client.

Une méthode simple

• Rassemblez toutes les conversations dans un seul fil, chaque numéro avec sa couleur.
• Attribuez chaque conversation à une personne.
• Utilisez trois statuts : ouvert, en attente, résolu.
• Laissez des notes internes, visibles par l'équipe mais jamais par le client.

Le point à vérifier

La réponse doit toujours partir du numéro sur lequel le client a écrit. Dans la messagerie WhatzAI, c'est automatique : vous ne choisissez jamais le numéro d'envoi, il est déduit de la conversation.

Et l'application WhatsApp Business ?

Vous pouvez la garder sur votre téléphone. Les réponses envoyées depuis le téléphone apparaissent aussi dans la messagerie de l'équipe.